Wenn du deinen Alltag effizienter organisieren willst, reicht ein Zettel auf dem Schreibtisch oft nicht mehr aus. Zwischen Terminen, spontanen Geistesblitzen und wachsenden To-Do-Listen kann schnell Chaos entstehen – vor allem, wenn Arbeit, Privatleben und kreative Projekte parallel laufen. Eine smarte To-Do-App bringt genau hier die nötige Struktur: Sie hilft dir, Prioritäten zu setzen, Aufgaben zu bündeln und den Kopf wieder freizubekommen.

Eine gute To-Do-App bringt Struktur in den Kopf und Klarheit in den Tag. Ich habe in den letzten Wochen gleich mehrere Apps getestet – und hier kommen meine Top 5 aus dem App-Store. Mit dabei: Klassiker, Geheimtipps und ein echter Liebling, der mich überrascht hat!

1. Diary App: To-Do List & Planner (Mein Favorit)

Diese App ist für mich mehr als nur ein Aufgabenplaner – sie ist wie ein digitaler Kompass für den Alltag. Die Diary App: To-Do List & Planner vereint das Beste aus drei Welten: To-Do-Liste, Kalender und digitales Tagebuch. Genau diese Kombination hat mich überzeugt – besonders als kreative Unternehmerin, die nicht nur organisiert, sondern auch reflektiert leben will.

Was macht die App so besonders?

Statt dich einfach nur durch Aufgaben zu jagen, lädt dich die App dazu ein, deinen Tag bewusst zu gestalten. Jede Aufgabe kann mit einem Mood-Tracker verknüpft werden: Du gibst an, wie du dich fühlst, wie viel Energie du hast und worauf dein Fokus liegt. Das hilft enorm dabei, realistisch zu planen – und nicht gegen die eigene Energie zu arbeiten.

Zudem punktet die App mit einem wunderschönen, klar strukturierten Design: keine überladenen Menüs, kein unnötiger Schnickschnack. Alles ist logisch aufgebaut, farblich angenehm und intuitiv zu bedienen.

Besonders genial: Der integrierte Journaling-Modus

Für mich das absolute Highlight: Planung und Reflexion verschmelzen. Du startest mit deiner Tagesplanung, schreibst am Abend ein kurzes Fazit oder deine Gedanken auf – direkt in der App. Das hilft nicht nur bei der Selbstorganisation, sondern stärkt auch das Bewusstsein für Fortschritte, Erfolge oder Stolpersteine. Und genau das fehlt bei vielen anderen Tools.

Ideal für dich, wenn du…

• nicht nur abhaken, sondern bewusst gestalten willst

• eine visuelle Denkerin oder kreativer Macher bist

• deine Energie besser einteilen und Tagebuch & Planung kombinieren möchtest

• ein Tool suchst, das sich anfühlt wie dein persönlicher Assistent – ohne steif zu wirken

Diary App = To-Do meets Achtsamkeit. Und das in einem Look, der sich sehen lassen kann.

Wenn du also nicht nur organisieren, sondern auch wachsen willst – probier sie aus. Für mich ist sie inzwischen ein fester Bestandteil meiner Tagesroutine.

2. Microsoft To Do: Der Business Klassiker

Wenn es um To-Do-Apps geht, ist Microsoft To Do ein echtes Schwergewicht – nicht wegen unzähliger Funktionen, sondern wegen seiner klaren Linie, professionellen Ausstrahlung und top Integration in den Microsoft-Kosmos.

Nach dem Aus von Wunderlist war die Skepsis groß. Doch Microsoft hat schnell geliefert: Mit To Do gibt es nun eine App, die genau das bietet, was produktive Menschen brauchen – ohne zu überfordern. Besonders stark wird die App, wenn du bereits mit Outlook, Office oder Microsoft 365 arbeitest. Die nahtlose Verzahnung mit deinem digitalen Arbeitsplatz ist hier wirklich ein Pluspunkt.

Was macht Microsoft To Do so stark?

• Office 365 Integration vom Feinsten: Aufgaben aus Outlook lassen sich direkt übernehmen und bearbeiten. Für viele Business-User ein Gamechanger – keine Doppelpflege mehr zwischen Kalender & To-Do-Liste.

• Listen-Sharing leicht gemacht: Ob im Team, mit dem Partner oder bei der Urlaubsplanung – Aufgabenlisten lassen sich easy teilen. Du kannst Aufgaben zuweisen, Fristen setzen und mitverfolgen, was bereits erledigt wurde.

• „Mein Tag“-Feature: Diese Funktion ist Gold wert. Jeden Morgen kannst du aus deinen bestehenden Aufgaben bewusst die wichtigsten Punkte für heute auswählen – Fokus pur, ohne Ablenkung.

• Cloud-Sync über alle Geräte hinweg: Handy, Tablet, Desktop – deine Aufgaben sind überall griffbereit. Perfekt für alle, die unterwegs arbeiten oder regelmäßig zwischen Devices switchen.

✅ Ideal für dich, wenn du…

• gerne strukturiert & effizient arbeitest

• im Microsoft-Universum zuhause bist (Outlook, Teams, OneDrive etc.)

• eine seriöse und verlässliche App für Alltag & Beruf brauchst

• eine App suchst, die im Team genauso funktioniert wie solo

Mein Fazit: Microsoft To Do ist nicht die verspielteste App – aber wahrscheinlich eine der verlässlichsten. Sie passt perfekt in den Arbeitsalltag und überzeugt durch klare Strukturen und starke Tools für echtes Zeitmanagement.

 

Modern Workplace bedeutet: Arbeiten am Puls der Zeit – digital, vernetzt und flexibel. Mit Microsoft 365 hast du dafür jede Menge starke Tools an der Hand. Doch genau hier liegt die Herausforderung: Die Dienste sind vielseitig – und oft musst du erst herausfinden, welches Tool wofür am besten geeignet ist und wie du sie am sinnvollsten miteinander kombinierst.

Ob Online-Meetings, gemeinsame Teamräume, Aufgabenplanung oder ein modernes Social Intranet – Modern-Workplace-Expertin Nicole Enders zeigt dir Schritt für Schritt, wie du die wichtigsten Microsoft 365-Dienste effektiv nutzt.

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3. To Do von MDev Mobile Apps: Der unterschätzte Geheimtipp

Diese App ist wie der unauffällige Rucksack unter den digitalen Tools: unspektakulär im ersten Moment, aber extrem praktisch, wenn du einfach nur loslegen willst. To Do von MDev Mobile Apps kommt ganz ohne viel Tamtam daher – und genau das macht sie so gut.

In einer Welt (okay, ich sag’s nie wieder 😄), in der viele Apps mit Funktionen überladen sind, bleibt MDev angenehm reduziert. Kein kompliziertes Onboarding, keine Registrierung, keine Ablenkung. Einfach installieren – und zack, die erste Aufgabe steht schon.

Was macht die App besonders?

• Simpel, aber durchdacht: Die Benutzeroberfläche ist blitzschnell verstanden. Aufgaben anlegen, abhaken, fertig. Keine verschachtelten Menüs, keine versteckten Features.

• Widgets für den Homescreen: Damit hast du deine Liste direkt im Blick – ohne extra die App zu öffnen. Gerade für Android-User mega praktisch.

• Kein Account-Zwang: Datenschutz-Fans dürfen sich freuen. Du musst dich nicht anmelden oder deine Daten irgendwo hinschicken – einfach starten und machen.

Das ist nicht die App für High-End-Projektmanagement oder kreative Chaosplanung. Aber genau darin liegt ihre Stärke: Sie macht genau das, was sie soll – und zwar zuverlässig.

✅ Ideal für dich, wenn du…

• schnell und ohne Umwege Aufgaben erfassen willst

• technische Spielereien eher nervig findest

• eine App suchst, die dich nicht mit Pop-ups, Premium-Features oder Registrierungen bombardiert

• einen leichten, klaren Begleiter für den Alltag willst – nicht mehr, nicht weniger

Mein Fazit: Die App wirkt fast schon oldschool – aber im besten Sinne. Wer Minimalismus liebt oder einfach eine schlanke Zweit-App sucht (z. B. für private Aufgaben), wird mit MDev richtig happy.

4. Zenkit To Do: Der wahre Wunderlist-Nachfolger

Wenn du Wunderlist vermisst, solltest du dir Zenkit To Do ganz genau anschauen. Für viele ist es das, was Wunderlist heute sein könnte, wenn es nicht vom Markt verschwunden wäre: übersichtlich, stilvoll, teamfähig – und mit mehr Power unter der Haube.

Zenkit hat nicht einfach eine To-Do-App gebaut, sondern ein modulares Produktivitäts-Ökosystem. Das bedeutet: Du kannst klein anfangen (mit einfachen Aufgabenlisten) und später nahtlos in größere Projekte oder Teams skalieren – dank Zenkit Base, dem großen Bruder im Hintergrund.

Was macht Zenkit To Do so besonders?

• Kanban + Listenansicht: Du entscheidest, wie du arbeitest – klassisch als einfache Liste oder im modernen Kanban-Board-Stil. Das ist besonders hilfreich für visuelle Denker oder agile Arbeitsmethoden.

• Stylisch & clean: Zenkit To Do ist nicht nur funktional, sondern auch ästhetisch. Wer Wert auf ein aufgeräumtes, modernes Design legt, fühlt sich hier sofort wohl.

• Teamfähig ohne Komplexität: Du kannst Aufgaben teilen, kommentieren, Fälligkeiten setzen, Wiederholungen planen und Benachrichtigungen nutzen – alles, was ein kleines Team braucht, ohne Overload.

• Integration mit Zenkit Base: Sobald deine Projekte komplexer werden, kannst du mit einem Klick auf die Zenkit-Plattform umsteigen – dort warten Gantt-Charts, Tabellen, Kalender und mehr.

✅ Ideal für dich, wenn du…

• eine stylische Alternative zu Trello oder Todoist suchst

• flexibel zwischen Einzelplanung und Teamarbeit switchen willst

• Wert auf visuelles, intuitives Arbeiten legst

• remote arbeitest oder dein Business digital aufstellst

Mein Fazit: Zenkit To Do ist wie das coole, effiziente Büro, in dem man gern arbeitet. Es verbindet moderne Optik mit praktischen Funktionen – perfekt für kreative Teams, agile Projekte und smarte Selbstständige.

5. Todoist: Der Allrounder mit Tiefgang

Wenn es eine To-Do-App gibt, die fast schon Kultstatus erreicht hat, dann ist es Todoist. Seit Jahren ist sie bei Produktivitätsjunkies, Selbstständigen und Organisationstalenten weltweit im Einsatz – und das aus gutem Grund: Todoist ist extrem flexibel, durchdacht bis ins Detail und dabei trotzdem leicht zu bedienen.

Was diese App besonders macht, ist die perfekte Balance zwischen Alltagstool und Business-Werkzeug. Ob du deine Einkaufsliste verwalten oder ein komplettes Content-Management-System bauen willst – Todoist macht beides möglich.

Was macht Todoist so stark?

• Projekte, Etiketten & Filter: Du kannst Aufgaben in Projekten organisieren, mit Etiketten versehen (z. B. #dringend, #blog, #privat) und mithilfe intelligenter Filter genau die Aufgaben anzeigen lassen, die gerade relevant sind. Das schafft Klarheit.

• Prioritäten setzen mit Farbcodes: Aufgaben lassen sich farblich priorisieren (z. B. P1 = rot = dringend), was dir auf einen Blick zeigt, worauf du dich heute wirklich konzentrieren solltest.

• Gamification durch Karma-System: Für jedes Erledigen von Aufgaben, das Einhalten von Zielen und regelmäßiges Planen bekommst du „Karma-Punkte“. Das motiviert – vor allem, wenn du Zahlen & Fortschritt liebst.

• Tiefgehende Integrationen: Todoist lässt sich nahtlos mit Tools wie Slack, Google Calendar, Zapier, Trello, Outlook & Alexa verbinden. Damit wird deine Aufgabenliste zur Schaltzentrale deines digitalen Lebens.

• Multiplattform deluxe: Egal ob auf Windows, Android, iOS, macOS oder direkt im Browser – Todoist läuft überall zuverlässig und synchronisiert in Echtzeit.

✅ Ideal für dich, wenn du…

• ein Faible für strukturierte Selbstorganisation hast

• mit Projekten, Routinen oder GTD arbeitest

• deine Aufgaben nicht nur verwalten, sondern strategisch steuern willst

• auf tiefe Integration mit anderen Tools angewiesen bist

Mein Fazit: Todoist ist wie ein Schweizer Taschenmesser für Produktivität. Es kann simpel sein – muss es aber nicht. Du entscheidest, wie tief du eintauchst. Für mich eine der wenigen Apps, die sowohl für den Alltag als auch für ambitionierte Business-Projekte funktioniert.

Fazit: Die 5 besten To-Do-Apps 2025 im Vergleich

Ob minimalistisch oder vollgepackt mit Features – die richtige To-Do-App kann deine Produktivität auf ein neues Level heben. Nach intensivem Testen zeigt sich: Es kommt nicht darauf an, welche App die meisten Funktionen bietet, sondern welche am besten zu deinem Workflow passt.

Klassiker wie Microsoft To Do überzeugen nach wie vor mit ihrer Verlässlichkeit und starken Integration in den Arbeitsalltag.
Geheimtipps wie die MDev To Do App glänzen mit radikalem Minimalismus und sofortiger Einsatzbereitschaft – ganz ohne Registrierung.
Zenkit To Do punktet mit starker visueller Planung und smarten Teamfunktionen, während Todoist vor allem für Produktivitätsprofis die perfekte Spielwiese bietet.

Mein persönliches Highlight? Diary App: To-Do List & Planner.
Diese App hat mich mit ihrer cleveren Kombination aus Aufgabenplanung, Tagesreflexion und elegantem Design komplett überrascht – wie ein digitales Bullet Journal, das einfach funktioniert.

Egal, ob du Aufgaben einfach nur abhaken oder komplexe Projekte managen willst: In dieser Auswahl ist garantiert die passende App für dich dabei.
Probier sie aus – und finde dein perfektes System. Denn am Ende zählt nur eines: Dinge nicht nur zu planen, sondern sie auch wirklich zu erledigen.

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